Nieuwe werknemer aangenomen? Vergeet deze stappen niet

Een nieuwe medewerker aannemen is een mooie stap voor uw organisatie. Of het nu gaat om de eerste werknemer of een uitbreiding van uw team, als werkgever krijgt u direct te maken met verschillende wettelijke verplichtingen. Van het controleren van een identiteitsbewijs tot het opstellen van een arbeidsovereenkomst en het zorgen voor een veilige werkplek: een goede voorbereiding voorkomt problemen achteraf.

In deze blog zetten we de belangrijkste stappen voor u op een rij.

1. Controleer de identiteit van uw nieuwe werknemer

Voordat een werknemer aan de slag gaat, bent u verplicht zijn of haar identiteit vast te stellen. Controleer daarom een geldig identiteitsbewijs, zoals een paspoort of identiteitskaart. Maak een duidelijke kopie voor uw loonadministratie en bewaar deze zolang de wet dat voorschrijft.

Controleer ook of de werknemer in Nederland mag werken. Voor werknemers van buiten de Europese Unie kunnen aanvullende regels gelden, zoals een werkvergunning of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

2. Stel een duidelijke arbeidsovereenkomst op

Een arbeidsovereenkomst hoeft niet altijd schriftelijk te zijn, maar het is wel sterk aan te raden. Zo voorkomt u onduidelijkheid over de gemaakte afspraken.

Leg in ieder geval vast:

• de functie;
• de ingangsdatum;
• het salaris;
• de arbeidsduur;
• de werktijden (indien van toepassing);
• de duur van het contract;
• de opzegtermijn;
• de toepasselijke cao (indien van toepassing).

Daarnaast bent u verplicht uw werknemer te informeren over de belangrijkste arbeidsvoorwaarden. Dit kan in de arbeidsovereenkomst zelf of in een apart document.

3. Registreer uw werknemer voor de loonheffingen

Wanneer u personeel in dienst neemt, moet u loonheffingen inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Hiervoor heeft u onder andere een ingevulde opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de werknemer nodig. Bewaar deze zorgvuldig in uw personeelsadministratie.

4. Controleer of een cao van toepassing is

Niet iedere werkgever valt onder een cao, maar wanneer dit wel het geval is, bent u vaak verplicht de cao toe te passen.

Hierin kunnen aanvullende afspraken staan over onder andere:

• salaris;
• werktijden;
• vakantiedagen;
• toeslagen;
• opleidingen;
• pensioen.

Controleer daarom altijd of uw organisatie onder een verplichte cao valt.

5. Zorg voor een veilige en gezonde werkplek

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving.

Dat betekent onder andere dat u:

• risico’s binnen de organisatie in kaart brengt;
• werknemers informeert over veilig werken;
• passende maatregelen neemt om risico’s te beperken.

Afhankelijk van de grootte van uw organisatie bent u verplicht een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen.

6. Sluit een basiscontract af met een arbodienst of bedrijfsarts

Iedere werkgever moet zich laten ondersteunen door een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Hiervoor bent u verplicht een zogenoemd basiscontract af te sluiten. Hierin worden afspraken gemaakt over onder andere de begeleiding bij ziekte en de inzet van de bedrijfsarts.

7. Denk aan pensioen

Voor sommige werkgevers geldt een verplichte aansluiting bij een pensioenfonds. Controleer daarom of uw organisatie onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds valt. Is dat niet het geval, dan kunt u zelf kiezen of u een pensioenregeling aanbiedt.

8. Informeer uw werknemer goed

Een goede start begint met duidelijke informatie.

Vertel uw nieuwe medewerker bijvoorbeeld:

• hoe ziekmelden werkt;
• welke werktijden gelden;
• hoe vakantie kan worden aangevraagd;
• welke huisregels binnen de organisatie gelden;
• wie het aanspreekpunt is bij vragen.

Hiermee voorkomt u veel praktische vragen in de eerste weken. Dit kunt u onder brengen in een personeelshandboek.

9. Richt een compleet personeelsdossier in

Een goed personeelsdossier helpt u gedurende het hele dienstverband.

Denk aan documenten zoals:

• de arbeidsovereenkomst;
• kopie identiteitsbewijs;
• gegevens voor de loonheffingen;
• verslagen van functioneringsgesprekken;
• relevante opleidingen en certificaten;
• eventuele afspraken over opleidingen of thuiswerken.

Bewaar persoonsgegevens zorgvuldig en houd daarbij rekening met de privacyregels.

Praktijkvoorbeeld

U neemt een nieuwe servicedeskmedewerker aan. Alles lijkt geregeld, maar enkele maanden later blijkt dat de arbeidsovereenkomst geen afspraken bevat over overwerk, een proeftijd of een concurrentiebeding. Hierdoor ontstaat discussie over de gemaakte afspraken.

Met een actuele arbeidsovereenkomst en een goede onboarding voorkomt u dit soort situaties.

Veelgestelde vragen

Is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht?

Een arbeidsovereenkomst kan ook mondeling tot stand komen. Toch is een schriftelijke overeenkomst sterk aan te raden, omdat u verplicht bent werknemers over belangrijke arbeidsvoorwaarden te informeren en schriftelijke afspraken veel duidelijkheid geven.

Moet iedere werkgever een arbodienst hebben?

Ja. Iedere werkgever moet beschikken over een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts.

Ben ik altijd verplicht een pensioenregeling aan te bieden?

Nee. Dit hangt af van de sector waarin uw organisatie actief is en of een verplicht pensioenfonds van toepassing is.

Moet ik een kopie van het identiteitsbewijs bewaren?

Ja. Voor de loonadministratie bent u verplicht de identiteit van uw werknemer vast te stellen en een kopie van een geldig identiteitsbewijs te bewaren.

Nieuwe medewerker? Een goede voorbereiding voorkomt problemen

Een nieuwe werknemer aannemen brengt meer met zich mee dan alleen het tekenen van een arbeidsovereenkomst. Door vanaf het begin de juiste stappen te zetten, voldoet u aan uw wettelijke verplichtingen en geeft u uw nieuwe collega een goede start binnen de organisatie.

Met actuele HR-documenten, een RI&E, een compleet personeelshandboek en duidelijke procedures voorkomt u onduidelijkheid en kunt u zich richten op wat echt belangrijk is: een succesvolle samenwerking.