Europese Data Act

De Europese Data Act is sinds september van kracht en heeft directe gevolgen voor IT- en softwarebedrijven. De wet verplicht aanbieders om klanten meer vrijheid te geven bij het migreren van hun data en stelt nieuwe eisen aan contracten. In deze blog van Maarten van Beek, jurist namens ICTWaarborg leest u wat dit betekent voor portabiliteit, contractduur, kosten en aansprakelijkheid, en hoe u uw voorwaarden hierop kunt voorbereiden.

Waarom portabiliteit centraal staat

Een belangrijk onderdeel van de Data Act is dat klanten niet langer gebonden mogen zijn aan één leverancier zonder overstapmogelijkheid. Klanten moeten hun data eenvoudig kunnen meenemen naar een andere aanbieder. Voor IT- en softwarebedrijven betekent dit onder meer dat er een exportmogelijkheid moet zijn in een gestructureerd, machineleesbaar formaat, dat migratie technisch en contractueel niet geblokkeerd mag worden en dat duidelijk moet zijn welke data van de klant is en welke onderdelen, zoals broncode en algoritmes, daar niet onder vallen.

Contractduur en tussentijdse opzegging

Een veelvoorkomende misvatting is dat de Data Act klanten automatisch het recht geeft om een contract voortijdig te beëindigen. Dat is niet het geval. Heeft u een contract van één of drie jaar waarin staat dat tussentijdse opzegging niet mogelijk is, dan blijft dat rechtsgeldig. Klanten hebben wel het recht om hun data te exporteren en ondersteuning bij migratie te krijgen, maar blijven contractueel gehouden aan de afgesproken looptijd en betalingen.

Wilt u meer flexibiliteit bieden, dan kunt u in de algemene voorwaarden een regeling opnemen voor tussentijdse beëindiging, bijvoorbeeld tegen betaling van een exit fee of zonder restitutie van vooruitbetaalde licentiekosten.

Kosten en aansprakelijkheid

De Data Act verplicht leveranciers niet om migratie gratis aan te bieden. Het is toegestaan om redelijke kosten in rekening te brengen voor de ondersteuning die nodig is bij data-export of migratie. Het is bovendien verstandig in de voorwaarden een beperking van aansprakelijkheid op te nemen, omdat er bij het overzetten van data altijd iets mis kan gaan.

Praktische aandachtspunten voor IT- en softwarebedrijven

• Controleer of klantdata al geëxporteerd kan worden in een geschikt formaat
• Herzie contracten en neem bepalingen op over portabiliteit, kosten en aansprakelijkheid
• Maak onderscheid tussen klantdata die exporteerbaar is en software of intellectueel eigendom die niet onder portabiliteit vallen

Conclusie

De Europese Data Act legt de basis voor meer transparantie en keuzevrijheid in de markt. Voor IT- en softwarebedrijven betekent dit vooral dat portabiliteit goed geregeld moet zijn, maar niet dat contracten tussentijds zonder meer opengebroken hoeven te worden. Door voorwaarden aan te passen en technische processen in te richten op data-export, voldoet u aan de wet en versterkt u het vertrouwen van klanten.