Vakantiedagen van werknemers: dit moet iedere werkgever weten

De vakantieperiode is voor veel werknemers hét moment om even op te laden. Voor werkgevers brengt deze periode juist praktische en juridische vragen met zich mee. Hoeveel vakantiedagen bouwt een werknemer eigenlijk op? Wanneer mogen vakantiedagen worden geweigerd? En wat gebeurt er met niet-opgenomen verlofdagen?

Vakantiedagen van werknemers: de regels die iedere werkgever moet kennen

Een vakantieaanvraag lijkt vaak eenvoudig, maar als werkgever krijgt u regelmatig te maken met vragen over wettelijke vakantiedagen, bovenwettelijk verlof, ziekte, vervaltermijnen en uitbetaling. Door de regels goed te kennen voorkomt u misverstanden met werknemers én voldoet u aan uw wettelijke verplichtingen.

In deze blog zetten we de belangrijkste regels overzichtelijk voor u op een rij.

Iedere werknemer heeft recht op vakantiedagen

Iedere werknemer in Nederland heeft recht op betaalde vakantie. De wet bepaalt dat een werknemer jaarlijks minimaal recht heeft op vier keer het aantal uren dat hij of zij per week werkt.

Een paar voorbeelden:

• Werkt een medewerker 40 uur per week? Dan bedraagt het wettelijke verlof 160 vakantie-uren per jaar.
• Werkt een medewerker 32 uur per week? Dan heeft hij of zij recht op 128 vakantie-uren.
• Ook parttimers bouwen dus vakantiedagen op, naar rato van hun arbeidsduur.

Deze dagen worden wettelijke vakantiedagen genoemd.

Wat zijn bovenwettelijke vakantiedagen?

Veel werkgevers bieden meer vakantiedagen aan dan wettelijk verplicht is. Deze extra dagen worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd.

Deze kunnen zijn vastgelegd in:

• de arbeidsovereenkomst;
• een cao;
• of een bedrijfsregeling.

Voor bovenwettelijke vakantiedagen gelden op een aantal punten andere regels dan voor wettelijke vakantiedagen.

Wanneer mag een werknemer vakantie opnemen?

Een werknemer vraagt vakantie aan bij de werkgever.

In principe moet een werkgever hiermee instemmen. Alleen wanneer een vakantie ernstige problemen oplevert voor de bedrijfsvoering, mag een werkgever bezwaar maken. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin meerdere onmisbare medewerkers tegelijkertijd afwezig zijn.

Een werkgever moet dan binnen twee weken na de vakantieaanvraag schriftelijk bezwaar maken. Gebeurt dit niet, dan geldt de vakantieaanvraag in principe als goedgekeurd.

Ook wanneer een aanvraag wordt afgewezen, moet de werknemer de mogelijkheid krijgen om de vakantie op een ander moment op te nemen.

Mag een werkgever altijd een vakantie weigeren?

Het antwoord is: Nee.

De wet beschermt het recht op vakantie. Iedere werknemer moet ieder jaar de gelegenheid krijgen om zijn of haar wettelijke vakantiedagen daadwerkelijk op te nemen. Een werkgever kan daarom niet structureel vakantie blijven weigeren met een beroep op drukte binnen het bedrijf.

Wat gebeurt er met niet-opgenomen vakantiedagen? Dit is één van de meest gestelde vragen.

Wettelijke vakantiedagen blijven niet onbeperkt geldig. Deze vervallen in principe zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.

Dat betekent bijvoorbeeld:

• vakantiedagen opgebouwd in 2026 vervallen in principe op 1 juli 2027.

In sommige situaties geldt een uitzondering, bijvoorbeeld wanneer een werknemer de dagen redelijkerwijs niet kon opnemen of wanneer schriftelijk een ruimere vervaltermijn is afgesproken.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt doorgaans een veel langere termijn. Deze verjaren in principe na vijf jaar. Daardoor kunnen werknemers deze dagen vaak sparen voor bijvoorbeeld een langere vakantie of een sabbatical.

Mag u vakantiedagen uitbetalen?

Hier geldt een belangrijk onderscheid.

Wettelijke vakantiedagen
Deze mogen tijdens het dienstverband niet worden uitbetaald. Het doel van deze dagen is dat werknemers daadwerkelijk rust nemen. Alleen wanneer het dienstverband eindigt en er nog wettelijke vakantiedagen openstaan, moeten deze worden uitbetaald.

Bovenwettelijke vakantiedagen
Werkgever en werknemer mogen afspreken dat deze worden uitbetaald. Dit kan echter niet eenzijdig worden verplicht.

Bouwt een werknemer tijdens verlof vakantiedagen op?

Dat hangt af van het soort verlof.

Vakantie-uren worden onder andere opgebouwd tijdens:

• zwangerschaps- en bevallingsverlof;
• aanvullend geboorteverlof;
• langdurend zorgverlof;
• ziekte.

Tijdens onbetaald verlof bouwt een werknemer in principe geen vakantiedagen op.

Hoe zit het met vakantie tijdens ziekte?

Ook wanneer een werknemer ziek is, loopt de opbouw van wettelijke vakantiedagen gewoon door. Wil een werknemer tijdens ziekte vakantie opnemen? Dan is toestemming van de werkgever nodig.

Wordt een werknemer ziek tijdens zijn vakantie? Dan gelden de ziektedagen niet automatisch als vakantiedagen. De werknemer moet zich wel volgens de geldende regels ziekmelden. De dagen waarop daadwerkelijk sprake is van ziekte kunnen vervolgens als ziektedagen worden aangemerkt.

Zijn werknemers automatisch vrij op feestdagen?

Veel werkgevers denken van wel, maar dat is niet juist. In Nederland bestaat geen wettelijk recht op een vrije dag tijdens officiële feestdagen.

Of een werknemer vrij is op bijvoorbeeld:

• Koningsdag;
• Bevrijdingsdag;
• Hemelvaartsdag;
• Tweede Pinksterdag;
• of Tweede Kerstdag,

hangt af van de cao, de arbeidsovereenkomst of de afspraken binnen de organisatie.

Veelgestelde vragen

Heeft een werknemer met een nulurencontract ook recht op vakantiedagen?

Ja. Ook werknemers met een oproep- of nulurencontract bouwen wettelijke vakantiedagen op.

Mag een werknemer zelf bepalen wanneer hij vakantie opneemt?

Een werknemer mag een vakantie aanvragen. De werkgever moet deze aanvraag in principe goedkeuren, tenzij sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen.

Mag een werknemer wettelijke vakantiedagen onbeperkt meenemen?

Nee. Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.

Voorkom discussies met duidelijke afspraken

Veel discussies over vakantie ontstaan niet door de wet, maar door onduidelijke afspraken. Een actuele arbeidsovereenkomst, een duidelijk personeelshandboek en een goede verlofadministratie zorgen ervoor dat zowel werkgever als werknemer precies weet waar hij aan toe is.

ICTWaarborg ondersteunt haar deelnemers met actuele HR-documenten, juridisch advies en modelovereenkomsten, zodat u uw personeelszaken goed en zorgvuldig kunt regelen.

Volg het aankomende HR-gerelateerde webinar “Medewerkersreis: grip op behoud & betrokkenheid” of bekijk onze dienst HR-dienstverlening.